REGLAMENTO DE OTORGAMIENTO DE PATROCINIO Y/O DIFUSIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS O CIENTÍFICOS
1. DEFINICIONES:
a. Patrocinio: SOCHICAR reconoce idoneidad a una institución o a un particular que está organizando un evento científico a través de la autorización del uso de su nombre y su logotipo en sus medios de información y promoción del evento. La aceptación de patrocinio es de orden académico, y no compromete por parte de SOCHICAR financiamiento, difusión, ni certificación.
b. Difusión: SOCHICAR reconoce idoneidad a un evento científico y realiza una recomendación a sus socios a asistir, a través de la comunicación por los medios que se definan, de la fecha y programa del evento.
2. GENERALIDADES:
a. El propósito de otorgar patrocinio y/o difusión por parte de la Sociedad Chilena de Cardiología y Cirugía Cardiovascular (SOCHICAR) a una determinada actividad, debe entenderse como una recomendación extendida a sus socios y otros interesados, en caso de que quieran asistir a ésta. El patrocinio o difusión representa el reconocimiento de la idoneidad de quien/es lo solicita/n, pero no significa que SOCHICAR necesariamente comparta o suscriba la totalidad de los contenidos, posturas o conceptos que se presenten en la actividad patrocinada.
b. El otorgamiento del patrocinio permite a la organización del evento mencionar a SOCHICAR en la difusión oficial del evento en el material que se entrega a los asistentes, siempre que explícitamente se establezca y limite su participación como patrocinador. Se otorgará el logo (sólo si se pide expresamente) y debe ser colocado en un sitio alejado de logos de la industria (solo al lado de logos académicos). Se solicitará enviar borrador del afiche.
c. La solicitud de patrocinio o difusión debe ser solicitado por escrito a la SOCHICAR, siendo evaluado por el Comité de Educación Continua, cuya resolución será presentada al directorio de la Sociedad para la decisión final en reunión de directorio.
d. Para la evaluación de la solicitud del patrocinio o difusión será necesario hacer llegar a la Sociedad, con un período mínimo de dos meses de anticipación a la realización de la actividad, el programa completo del mismo en que se especifique la institución o instituciones que lo organizan, los directores responsables, expositores y temas respectivos, fecha de realización y lugar de este.
e. En actividades científicas organizados por otras instituciones en temas relacionados con los intereses de la Sociedad, se patrocinará solamente aquellos en que al menos uno de los directores sea socio de la Sociedad en cualquiera de sus categorías y algunos de los expositores nacionales sean socios de la Sociedad.
f. No serán aceptadas solicitudes de patrocinio de actividades científicas que coincidan temporalmente con alguna de nuestra sociedad, independiente de su temario, o aquellos que se realicen tres semanas antes de las actividades propias de SOCHICAR en el tema correspondiente. Asimismo, No se patrocinarán actividades que se realicen en los 30 días anteriores al Congreso nacional organizado por SOCHICAR ni durante la realización de éste.
g. SOCHICAR, mediante carta firmada por el Presidente y secretario o quienes les subroguen, informará al solicitante su resolución en un plazo no mayor de 30 días. En determinados casos, la Sociedad puede pedir más antecedentes (tales como experiencia docente de conferencistas u otros datos que considere pertinente), situación en que el plazo se extenderá hasta la siguiente reunión de directorio.
h. El patrocinio o difusión se otorga por una sola vez y para un único evento, por lo que no debe presuponerse este otorgamiento en ediciones posteriores de la misma actividad científica.
i. En el caso de solicitud de patrocinio o difusión, SOCHICAR podrá ́ solicitar como retribución al otorgamiento de estas distinciones, la rebaja arancelaria o la instauración de un arancel preferente para los socios que asistan al evento o bien solicitar que se extienda un número de invitaciones liberadas de costo para socios. Sin embargo, una respuesta negativa a esta solicitud no constituye una causal para no conceder el patrocinio o difusión solicitados, quedando a criterio del Directorio.
j. El presente reglamento será aplicado de similar manera en cada una de las filiales de SOCHICAR.
3. ACTIVIDADES QUE PUEDEN SER OBJETO DE PATROCINIO Y/O DIFUSIÓN DE SOCHICAR:
Cursos, Jornadas y Congresos Científicos y/o docentes, en cualquiera de sus formas (presencial, virtual o híbrido), cuyos miembros pueden o no pertenecer a SOCHICAR y cuyo contenido tenga relación con el quehacer estipulado en los estatutos de la sociedad, solicitadas por instituciones o personas nacionales o internacionales, debidamente acreditadas. SOCHICAR apoyará actividades con instituciones científicas en las cuales existe convenio de patrocinio y/o difusión.
4. ACTIVIDADES QUE NO SERÁN PATROCINADAS Y/O DIFUNDIDAS:
a. Actividades que a juicio del Directorio quedan fuera del ámbito de la Sociedad.
b. Actividades promocionales de carácter comercial que tengan como objetivo la promoción de productos farmacéuticos o equipos médicos específicos.
c. Cursos, jornadas o reuniones disciplinares organizadas directa o indirectamente por la industria.
d. Actividades científicas de sociedades científicas no oficiales, o paralelas a otras existentes ya sean chilenas o internacionales.
e. Eventos científicos cuyos objetivos y temas sean similares con los desarrollados en actividades organizadas por SOCHICAR y que coincidan en la temporalidad expresada anteriormente.
f. Jornadas o cursos en áreas temáticas específicas que son propias del espectro de actividades de los departamentos o grupos de trabajo de SOCHICAR, organizadas en forma externa a ésta.
5. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR PATROCINIO Y/O DIFUSIÓN A SOCHICAR:
a. El patrocinio y/o difusión es otorgado por el directorio de SOCHICAR tras valorar los antecedentes enviados por la organización solicitante POR ESCRITO, una vez evaluados los antecedentes por el Comité de Educación Continua y considerando su sugerencia. En condiciones especiales, el otorgamiento de este beneficio puede requerir de consulta a algún Comité específico, si las características del evento son inusuales y se decidirá tras deliberación, por mayoría simple.
b. La solicitud de patrocinio y/o difusión debe ser presentada por escrito al Comité de Educación Continua de SOCHICAR con una antelación mínima de dos meses antes del evento.
c. La solicitud debe incluir:
I. Nombre y tipo de la actividad o evento.
II. Identificación de la persona responsable de la solicitud.
III. Nombre de la institución solicitante.
IV. Programa (final o preliminar) que incluya nombre y procedencia de los expositores, y afiche o imagen promocional.
V. Lugar, fecha, duración de la actividad y valor de la inscripción.
d. En el caso de la difusión de eventos, a lo precedente se debe considerar lo siguiente:
I. Para difundir un evento, no es requisito que esté patrocinado por SOCHICAR, pero debe ser evaluado por el comité de Educación Continua y aceptado por el Directorio.
II. En el caso de un evento con objetivos y temas similares a un evento organizado por SOCHICAR, pero con inicio en un rango de tiempo que permite autorizar su difusión, esta se realizará de la
siguiente forma:
– Evento que se inicia antes que el de SOCHICAR: se difundirá ́ hasta el día de su inicio.
– Evento que se inicia después que el de SOCHICAR: se difundirá ́ desde un día después del término del evento de SOCHICAR.